Los 10 errores más frecuentes antes de certificar la norma ISO 39001
La certificación de la Norma ISO 39001 sobre Sistema de Gestión de Seguridad Vial, representa una herramienta estratégica y un verdadero compromiso por la seguridad vial de las empresas para salvar vidas a través de la reducción y control de los riesgos viales, generando un impacto positivo tanto en las actividades y procesos como en cada uno de los trabajadores de la organización, independiente del tamaño o sector que se trate.
No obstante, esto no siempre se cumple llegado el momento de la auditorías de certificación por no encontrarse debidamente preparadas, lo que se traduce en no conformidades y falencias graves en los procesos e incluso en la imposibilidad de obtener la certificación.
A continuación, analizamos los 10 errores más frecuentes que comenten las empresas antes de certificarse con la Norma ISO 39001:
1. No identificar correctamente los riesgos viales
Su determinación nos ayuda a saber cuáles son aquellos elementos que tienen influencia en la materialización de un siniestro y cuyo fin que persigue es primordialmente establecer por qué ocurrió. Su análisis siempre debe enfocarse a los factores humanos (imprudencia, negligencia, impericia o inobservancia a las normas de tránsito en general, ya sea en una condición de conductor, peatón o pasajero), vía – entorno (deficiencia y mal estado de la señalización, carpeta de rodado, obstáculos, visibilidad, mal diseño o configuración vial, circunstancias ambientales), vehículo (condiciones técnico mecánicas) y organizacionales o del trabajo (horas de conducción excesivas, falta de comunicación y liderazgo para advertir situaciones de riesgo, falta de descanso).
2. Falta de compromiso de la dirección
La Norma ISO 39001 requiere del directivo ser un acompañante permanente del sistema y de los cambios transformacionales de la cultura de seguridad vial, sin embargo, uno de los errores que más se repiten es que delegan todo el proyecto y la responsabilidad de su seguimiento a otros departamentos o áreas, no haciéndose visibles ni liderando el sistema.
3. Objetivos de seguridad vial mal definidos
Se establecen objetivos demasiado genéricos que no permiten medir resultados, como también se determinan sobre aspectos que no se relacionan con lo verdaderamente importante. Un objetivo debe ser específico y medible, como por ejemplo: reducir en un 25% los siniestros viales laborales, disminuir las multas de tránsito, aumentar las capacitaciones, entre otros.
4. Documentación incompleta o desactualizada
No se elaboran documentos que reflejen la realidad operativa de la organización, son más bien genéricos que se descargan de internet. Estos deben ser actualizados, adaptados a la empresa, monitoreados y difundidos a los trabajadores.
5. No disponen de indicadores correctos
Un indicador incorrecto conduce a las empresas al fracaso, por cuanto el no medir adecuadamente lleva implícito la idea de no gestión. Estos deben ser fiables y que demuestren la mejora continua del sistema, como por ejemplo: número de siniestros, multas de tránsito, capacitaciones efectuadas, cantidad de mantenimientos preventivos o correctivos.
6. No se realizan auditorías internas antes de la certificación
Error que se produce porque confían que el sistema se encuentra consolidado o porque quieren certificarse rápidamente, sin considerar que es fundamental cumplir con este hito ya que hay que considerar que el detectar desviaciones previas antes de que los encuentre el organismo certificador permite garantizar la eficacia del proyecto a través de la identificación de brechas, debilidades y porque genera certeza y confiabilidad que el objetivo y lo planificado se esté cumpliendo.
7. No se gestionan adecuadamente las no conformidades detectadas
No basta sólo con detectar problemas, sino que hay que determinar las causas y establecer acciones correctivas para controlarlas o eliminarlas. Esto implica que el cierre de una no conformidad debe ser correcto y coherente con los objetivos definidos.
8. Formación insuficiente de los trabajadores
Es común encontrar donde el personal no conoce que su empresa tiene implementado un sistema de gestión de seguridad vial, menos conocen su política y no se les ha capacitado en ningún procedimiento, como tampoco tiene registro alguno. Fomentar la cultura de seguridad a través de la sensibilización y capacitación hace ser a los trabajadores más conscientes de los riesgos y adoptar prácticas más seguras.
9. No disponer de evidencias suficientes
Declarar que se llevan a cabo actividades o se han difundido documentos sin evidenciarlos documentalmente es un error bastante frecuente. Es un requisito que ante un auditor conste que las formaciones, reuniones de seguimiento, evaluaciones de los factores de riesgo y las acciones correctivas, por ejemplo, se llevan debidamente documentadas.
10. Esperar el último momento para preparar la auditoría
Esperar el último día para reunir la información y revisar que todo se encuentre en perfectas condiciones para la auditoría también representa una desviación muy frecuente, lo cual genera confusión, estrés, errores, falta de evidencias. Prepararse con la debida antelación es la clave para constatar y garantizar que el proceso de certificación será un éxito.
Víctor M. Cancino Veloso - Coordinador de Seguridad Vial